Es la pregunta que todo el mundo hace y casi nadie responde con números: ¿cuánto cuesta automatizar algo en mi empresa?
La respuesta habitual del sector es “depende, hablemos”. Y es verdad que depende, pero eso no te sirve para decidir si esta conversación va contigo o no. Así que vamos a darte los números que nosotros mismos usamos, con sus porqués. Si después de leerlos crees que no te compensa, este artículo también habrá cumplido.
Los rangos, sin rodeos
Con datos del sector en 2026, los proyectos de automatización se mueven en estas bandas:
- Automatización de un solo proceso (un flujo concreto: los presupuestos, las facturas de proveedor, la agenda…): en el mercado español, entre 1.500 y 4.000 € como proyecto cerrado. En Konia lo trabajamos como proyecto cerrado desde 1.500 €, funcionando en unos 10 días: entramos por el suelo de esa banda, sabes el precio antes de empezar y lo que se automatiza es tuyo, sin cuotas que te aten a algo que ya funciona solo.
- Un flujo con criterio (el sistema no solo mueve datos: clasifica, redacta, cualifica leads): entre 4.000 y 12.000 € en el mercado español. Aquí el precio real depende de cuánto criterio necesita la tarea y cuántas excepciones cubre.
- Varios flujos conectados (que tu CRM, tu facturación, tu almacén y tu email se hablen, o un asistente por departamento): entre 12.000 y 35.000 € y varias semanas de trabajo. Proyectos a medida; el precio depende de cuántas piezas y qué tan viejas son.
- Un asistente que atiende 24/7 (el que responde a quien te escribe, agenda y recoge los datos): este sí vive conectado y trabajando cada día, así que va como 590 € de puesta en marcha + desde 50 €/mes: lo montamos, lo mantenemos vivo y lo afinamos mientras lo uses.
- Consultoría / diagnóstico (saber por dónde empezar): tarifas por horas en la banda de 60-120 €/hora en el mercado español. En Konia, la primera conversación para entender tu caso no se cobra: la necesitamos nosotros tanto como tú.
¿Por qué hay agencias que cobran 40.000 € por lo que otras hacen por 6.000? Sigue leyendo.
De qué depende el precio (las 4 variables de verdad)
- Cuántos sistemas se tocan. Conectar dos herramientas modernas con buena API es un mundo; arrancarle datos a un programa de 2009 que solo exporta PDFs es otro. La antigüedad de tus herramientas es el mayor multiplicador de precio.
- El criterio que necesita la tarea. Mover un dato de A a B es barato. Decidir (clasificar un email, responder con contexto, priorizar) requiere IA bien afinada, y eso se paga en horas de ajuste, no de código.
- Las excepciones. El flujo feliz se construye rápido; lo caro es el “¿y si el cliente manda el albarán en foto torcida?”. Una automatización seria cubre las excepciones; una barata se rompe con la primera.
- El mantenimiento. Las herramientas cambian, tu negocio cambia. Lo que atiende cada día (como un asistente) va con cuota, que lo mantiene vivo y afinado. Y una automatización que ya funciona sola es tuya, sin peajes: si tu negocio cambia y hay que reajustarla, lo hablamos, pero no te atamos a una cuota eterna por algo que ya rueda.
Cuándo NO merece la pena (sí, esto también)
- Si la tarea se hace menos de una vez por semana, casi nunca compensa: el ahorro no paga el sistema.
- Si el proceso cambia cada mes porque el negocio aún está definiéndose, automatizarlo es cementar arena. Primero estabiliza, luego automatiza.
- Si nadie puede describir la tarea paso a paso, todavía no está lista. Lo que no se puede explicar, no se puede automatizar bien.
Te lo decimos nosotros primero cuando pasa: no automatizamos por automatizar.
La cuenta que de verdad importa
El precio es la mitad de la ecuación; la otra mitad es lo que ya estás pagando sin verlo. Una persona que dedica 6 horas semanales a tareas automatizables, a un coste medio de 25 €/hora, son unos 7.000 € al año, por persona. Con tres personas tocando lo repetitivo, el “no hacer nada” cuesta más de 20.000 € anuales, todos los años.
Contra ese número, un proyecto de automatización desde 1.500 € que elimine la mitad de esas horas se paga solo en cuestión de semanas. Y a partir de ahí, el tiempo que te devuelve es tuyo, mes tras mes, sin cuota. Y esas horas no desaparecen: se convierten en ventas atendidas, proyectos entregados o, no lo subestimes, en salir a tu hora.
¿Quieres tu número exacto en vez del ejemplo? Calcúlalo en un minuto aquí: te decimos cuántas horas y euros se van cada año en lo repetitivo de tu caso, y las tres automatizaciones que más os ahorrarían.